Život aktívnych ľudí je plný výziev. Či už vediete vlastný biznis, budujete kariéru ako zamestnanec, alebo pracujete na dohodu, vaše pracovné dni sú často plné pohybu, stretnutí a služobných ciest. Cestovné náhrady, diéty a stravné tak majú pre živnostníkov, podnikateľov a zamestnancov veľký význam.
Cestovné náhrady predstavujú pre vás akúsi formu spravodlivého odmeňovania za váš čas, úsilie a náklady spojené s cestovaním. Umožňujú vám pokryť náklady na dopravu (lietadlá, vlaky, autá), ubytovanie a iné súvisiace výdavky. Vďaka tomu sa môžete sústrediť na samotnú prácu a nemusíte si robiť starosti s finančnými detailmi.
Ak ako živnostník v súvislosti s vaším podnikaním často cestujete, zvážte preukázateľné daňové výdavky, do ktorých môžete zahrnúť aj náklady na pracovnú cestu. Finančná podpora: Cestovné výdavky vám pomôžu ušetriť na daniach.
Vedomie, že náklady na pracovné cesty môžete uplatniť ako daňové výdavky, vám pomôže znížiť stres s financovaním cestovania. Marketérom, programátorom, IT technikom, freelancerom a podobným profesiám, ktoré bežne pracujú na diaľku, umožňujú cestovné náhrady nielen vidieť kus sveta, ale aj stráviť vo vybranej - hoci aj lukratívnej - destinácii istý čas. Ak dokážu obhájiť, že ich cesty súvisia s ich podnikaním (vycestovanie za klientom, vysunutá kancelária, pobočka, školenie, kurz, zbieranie vedomostí ai.), môžu pracovať napr. aj z Kanárskych ostrovov či Kolumbie.
Súčasťou diét je aj príspevok na stravné, ktorý si rovnako môžete započítať do výdavkov.
Legislatívny rámec cestovných náhrad
Základné pravidlá pre cestovné náhrady sú definované v niekoľkých kľúčových zákonoch:
- Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách: Tento zákon stanovuje podmienky poskytovania cestovných náhrad pri pracovných cestách, vrátane stravného a náhrad za použitie súkromného vozidla na služobné účely.
- Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov: Tento zákon upravuje, aké výdavky si môžete ako podnikateľ uplatniť do daňových výdavkov.
- Zákonník práce: Aj keď podnikateľ nie je zamestnanec, ak si najíma zamestnancov, zákonník práce definuje pravidlá pre náhradu cestovného, diét a stravného pre zamestnancov.
Pochopenie týchto legislatívnych rámcov je kľúčové pre správne uplatňovanie nákladov a optimalizáciu vašich výdavkov.
Rozdiely medzi cestovnými náhradami pre podnikateľov a zamestnancov
Cestovné náhrady sú dôležitou súčasťou nákladov spojených s podnikaním a zamestnaním, avšak ich uplatňovanie sa líši pre podnikateľov a zamestnancov. Spravidla stačí cestovný príkaz a potvrdenie o ubytovaní.
Nárok na stravné a jeho výška
Od 1. septembra 2024 platí na Slovensku nové znenie zákona o cestovných náhradách, ktoré sa týka aj výšky stravného pri tuzemských pracovných cestách. Ak však máte stravovanie zabezpečené napríklad v ubytovacom zariadení alebo u klienta, nárok na stravné sa kráti. Pri krátení stravného sa pri tuzemskej pracovnej ceste vždy vychádza z hodnoty stravného pre časové pásmo nad 18 hodín, t. j. obdobie, v ktorom strávite najviac hodín.
Výdavky na stravovanie, ktoré si ako podnikateľ uplatníte v súvislosti s pracovnou cestou, nie je potrebné preukazovať dokladmi o nákupe stravy. Ak zahraničná cesta mimo Slovenska trvá do 6 hodín, môžete si uplatniť 25 % zo základnej sadzby stravného. Ak trvá 6 až 12 hodín, môžete si uplatniť polovičnú sumu - 50 % zo základnej sadzby stravného. V prípade zahraničnej pracovnej cesty je základná sadzba stravného stanovená pre každú krajinu zvlášť, môže byť v eurách alebo v cudzej mene. Tieto sadzby stanovuje Opatrenie Ministerstva financií SR č. 401/2012 Z. z.
Vreckové, ktoré si môžete uplatniť od 5 do 40 % zo sumy stravného, slúži na pokrytie osobných výdavkov podnikateľa počas cesty, ako sú nákupy suvenírov, drobné občerstvenie, umytie auta v autoumyvárni atď.
Daňové zákony umožňujú odpočítať len tie výdavky, ktoré sú nevyhnutné na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov.
Náklady na ubytovanie a dopravu
Výdavky na ubytovanie počas pracovnej cesty sú pre podnikateľov často nevyhnutnou súčasťou ich činnosti. Dbajte tiež na to, že ak si na ubytovanie vyberiete hotelík na pláži, ktorý vám ako prvý udrel do oka, mal by byť vo vlastníctve držiteľa živnostenského alebo obdobného oprávnenia, ktorý vám dokáže vystaviť doklad o zaplatení.
Ak budete cestovať verejnými dopravnými prostriedkami, napríklad autobusom, vlakom, električkou, lietadlom alebo loďou, cestovné lístky sú uznateľné náklady. Vždy si však uschovajte cestovný lístok alebo letenku, a to aj v prípade, ak ste si zakúpili elektronický cestovný lístok.
Náklady na pohonné látky a opotrebenie vozidla
Preukázateľné daňové výdavky sú kľúčové pre správne uplatnenie nákladov. Pri vozidle zaradenom do obchodného majetku firmy existuje možnosť odpočtu nákladov spojených s jeho používaním. Tieto náklady sa považujú za daňovo uznateľné výdavky, ak súvisia s dosahovaním, zabezpečením a udržaním príjmov firmy.
Medzi tieto náklady patria:
- náklady na pohonné látky, ktoré ste na cestu minuli.
- opotrebovanie auta.
Výdavky na pohonné látky si môžete uplatniť na základe dokladov o nákupe. Podľa noriem výrobcu si môžete uplatniť náhradu za spotrebované PHM podľa údajov uvedených v technickom preukaze vozidla. Paušálne si môžete uplatniť až 80 % z celkovej sumy, ktorú ste za PHM zaplatili. Upozorňujeme, že živnostník alebo iná SZČO si na rozdiel od zamestnanca alebo konateľa spoločnosti nemôže uplatniť náhradu za spotrebované pohonné látky na základe priemerných cien vypočítaných a zverejnených Štatistickým úradom SR.
Ak na pracovnú cestu použijete auto, ktoré vám požičal partner, kamarát alebo ste si ho prenajali, môžete si uplatniť daňové výdavky na spotrebované pohonné látky.
Kniha jázd je pre živnostníkov nevyhnutným nástrojom pri pracovných cestách. Musí obsahovať základné informácie o vozidle, pre ktoré sa vedie, kedy bola cesta uskutočnená, stručný popis účelu cesty (napr. materiálu, účasť na seminári), a údaje o najazdených kilometroch a spotrebe vozidla.
Existuje tiež mnoho softvérových riešení, ktoré umožňujú viesť knihu jázd aj cestovné príkazy na jednom mieste. Tieto programy zvyčajne ponúkajú viac funkcií, ako napríklad automatický výpočet nákladov alebo export údajov do účtovného programu.
Stravné pre živnostníka ako daňový výdavok
Stravné pre živnostníka je jedným z dôležitých nástrojov, ako si môže samostatne zárobkovo činná osoba znížiť daňový základ a optimalizovať svoje celkové náklady. Keďže živnostník nemá klasický pracovný pomer, ako je to pri bežných zamestnancoch, musí si vhodným spôsobom zvoliť, ako bude výdavky na jedlo a stravovanie v účtovníctve vykazovať.
Daňové výdavky na stravu sa môžu stať významným odpočtom, zvlášť ak živnostník pracuje na projektoch, ktoré ho nútia cestovať alebo tráviť veľa času mimo domova. Stravné pre živnostníka však musí vždy spĺňať určité zákonné pravidlá, aby sa predišlo riziku neuznania týchto výdavkov pri daňovej kontrole. Okrem toho je kľúčové vedieť, aké sumy je možné uplatniť a akým spôsobom ich treba preukazovať.
Stravné pre živnostníka sa môže uplatniť, ak osoba pracuje aspoň štyri hodiny denne na svojej živnosti. Pokiaľ živnostník pracuje kratšie, nárok na uplatnenie výdavkov na stravu sa môže znížiť alebo úplne zaniknúť.
Ak živnostník účtuje v jednoduchom účtovníctve, môže stravné pre živnostníka uvádzať medzi ostatnými prevádzkovými výdavkami, a to v súlade s platnými sadzbami. Pri paušálnych výdavkoch, kde sa reálne nevedie detailná evidencia prijatých a vydaných faktúr, je situácia iná.
Podľa § 19 ods. 2 písm. p) ZDP si môže živnostník uplatniť výdavky na stravovanie pomocou gastrolístkov alebo stravovacej karty každý pracovný deň po odpracovaní 5 až 12 hodín. Rovnako ako gastrolístky, aj stravovacia karta umožňuje SZČO znížiť základ dane o výdavky na obed v maximálnej hodnote 4,50 € za každý pracovný deň. Ak živnostník odpracuje počas roka 250 dní, ročný základ dane si tak môže znížiť až o 1125 € (4,50 € x 250 dní).
Hodnotu gastrolístkov určuje Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny, a od 1. decembra 2016 sa suma stravného pre 5 až 12 hodinový úsek zvýšila na spomínaných 4,50 €.
Pokiaľ si chce živnostník uplatniť výdavky na stravné, nákup obedov musí vedieť hodnoverne preukázať. Zbieranie účteniek za každé jedlo nie je nutné, vystačíte si s daňovým dokladom o kúpe stravných lístkov alebo faktúrou o dobití karty. Ak je cena vášho obeda alebo samotného stravného lístka vyššia ako maximálna hodnota denného výdavku na jedlo, aj tak si do svojich výdavkov môžete uplatniť najviac 4,50 €.
Každému živnostníkovi je umožnené zahrnúť medzi výdavky aj stravné lístky, ktoré minul cez sobotu či nedeľu. Jedinou podmienkou je, aby ich použitie vedel zdokladovať a preukázať, že v daný deň pracoval. Vedzte však, že využívanie stravných lístkov je pre SZČO v rámci jedného týždňa stanovené na maximálne 6 pracovných dní.
Gastrolístky zakúpené za minulé časové obdobie si živnostník do nákladov pre zníženie daňového základu zapísať nemôže. To znamená, že stravné lístky zaobstarané uprostred roka nemožno použiť za mesiace v prvom štvrťroku.
Živnostníci si nemôžu uplatniť nárok na výdavky za stravovanie v tom prípade, ak sú okrem SZČO zároveň zamestnancami. Dôvodom je fakt, že im u zamestnávateľa už jeden príspevok na stravovanie zo zákona patrí.
SZČO od 1.1.2022 nemusí preukazovať účtovným dokladom, že mu bola strava poskytnutá. Z tohto dôvodu sa SZČO pýta, či má o nároku na stravné v podvojnom účtovníctve účtovať mesačne alebo raz ročne a či je to potrebné vyplácať aj cez pokladnicu. V jednoduchom účtovníctve sa to účtuje na konci účtovného obdobia jednou sumou v rámci uzávierkových účtovných operácií bez pohybu finančných prostriedkov.
Daňovník s príjmami podľa § 6 ods. 1 a 2 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „ZDP“) môže uplatniť výdavky na stravné podľa § 19 ods. 2 písm. p) cit. ZDP.
Výdavok podľa § 19 ods. 2 písm. p) ZDP si daňovník podľa § 6 ods. 1 a 2 ZDP môže uplatniť do daňových výdavkov v rozsahu ustanovenom v § 19 ods. 2 písm. p) ZDP, t. j. za každý odpracovaný deň v kalendárnom roku (aj vrátane prípadných sobôt, nedieľ, resp. dní pracovného pokoja, počas ktorých daňovník vykonáva činnosť, z ktorej dosahuje príjmy podľa § 6 ods. 1 a 2 ZDP), vo výške 55 % sumy ustanovenej na kalendárny deň pre časové pásmo 5 až 12 hodín podľa zákona č. 283/2002 Z. z.
V súlade s ust. § 2 písm. i) a § 19 ods. 1 ZDP daňovník s príjmami podľa § 6 ods. 1 a 2 ZDP uplatňujúci do daňových výdavkov stravné podľa § 19 ods. 2 písm. p) ZDP je povinný preukázať, že deň, na ktorý si stravné do daňových výdavkov uplatňuje skutočne odpracoval, t. j., že v tento deň vykonával činnosť, z ktorej dosahuje príjmy podľa § 6 ods. 1 a 2 ZDP.
Ak SZČO účtujúca v podvojnom účtovníctve nevynaloží výdavky na stravné (nevyplatí si finančné prostriedky, ani si nezakúpi stravu, resp. stravné poukážky, prípadne nenakúpi potraviny na prípravu hotového jedla), tzn. nedochádza k úbytku peňažných prostriedkov v súvislosti so stravovaním, či už v hotovosti alebo z bankového účtu, tak z účtovného hľadiska nedochádza k zníženiu ekonomických úžitkov, a to ani nepriamo. Z uvedeného dôvodu v nadväznosti na § 2 ods. 4 písm. e) a d) ZoÚ nevzniká náklad, o ktorom by účtovná jednotka (SZČO) účtovala.
Ak SZČO účtujúca v sústave jednoduchého účtovníctva nevynaloží výdavky na stravné (nevyplatí si finančné prostriedky, ani si nezakúpi stravu, resp. stravné poukážky, prípadne nenakúpi potraviny na prípravu hotového jedla), zaúčtuje pri uzavieraní účtovných kníh v peňažnom denníku zvýšenie výdavkov podľa § 8 ods. 4 písm. a) ZoÚ.
Optimalizácia nákladov vo firme
Dnes sa opäť v našich firmách dostáva do popredia téma intenzívnejšieho tlaku na náklady. Väčšinou ide o dočasné osekanie výdavkov, ktoré firma nepotrebuje aktuálne k svojmu prežitiu. Stav, keď na vopred stanovené obdobie firma míňa len na to najnevyhnutnejšie, sa dá porovnať s diétou. Ideálnym prípadom by bolo, keby sa Váš spôsob znižovania nákladov stal trvalo udržateľnou prirodzenou súčasťou firemného života. Nie len teraz v čase krízy, ale natrvalo.
Pri znižovaní nákladov sa často využívajú stratégie orientované na prenesenie bremena znižovania nákladov na tretie strany, najčastejšie cenový tlak na dodávateľov, alebo klasické zníženie počtu pracovníkov. Ak chceme trvalo systematicky odstraňovať všetky plytvania a straty vo vlastnej firme, predovšetkým by sme mali poznať ich vyjadrenie v peniazoch.
Štandardný spôsob kalkulácií je dosť zavádzajúci, pretože sa orientuje väčšinou len na priame mzdy a priamy materiál. Dôsledkom je, že drvivá väčšina aktivít znižovania nákladov sa takmer výhradne koncentruje na zníženie ceny materiálu u dodávateľa alebo zníženie spotreby času jednicových pracovníkov.
Vzor si v tomto prípade môžu zobrať väčšie firmy od živnostníkov a malých firiem. Mnohí z nich vedia veľmi presne, čo stojí 1m² maľby, 1m obrubníka, 1 hodina v servise, 1 vylepený bilboard, 1 km jazdy taxíkom, montáž jednej zástrčky, preklad jednej strany textu a tak ďalej.
SPRACOVANIE - predstavuje samotnú prácu spojenú so spracovaním požiadavky zákazníka. Firmy zväčša vedia relatívne presne, čo ich stoja výrobné činnosti, ale takmer vôbec netušia, čo stojí administratíva okolo spracovania zákazky. Čo stojí vypracovanie technickej dokumentácie? Obstaranie materiálu? Naplánovanie a riadenie práce? Zapracovanie zmien od zákazníka? Fakturácia zákazníkovi a podobne.
KONTROLA - predstavuje všetky činnosti potrebné na zabezpečenie súladu toho, čo robíme s požiadavkou zákazníka. Nejde len o samotnú kontrolu, ale aj mnohé preventívne opatrenia na zabezpečenie kvality. Zároveň aj na následné korektívne činnosti, opravy, ale aj dopĺňanie chýbajúcich informácií a odstraňovanie nejasností. Tieto činnosti by chcel platiť asi máloktorý zákazník. Nákladovo ich môžeme vyjadriť ako COPQ - Cost of Poor Quality. Ak by sme mali ideálne procesy, boli by nulové.
ČAKANIE NA SPRACOVANIE - ak máte náklady spojené s tým, že zákazník čaká na spracovanie svojej požiadavky (fronty práce, zásoby, ...), nie je to jeho problém, za ktorý by chcel platiť akékoľvek euro. Skôr by sme mali platiť my jemu za mrhanie jeho časom.
PRESUN NA SPRACOVANIE - ak je požiadavka zákazníka predávaná z jedného oddelenia na druhé bez ohľadu na to, či ide o informácie alebo internú logistiku s materiálom, tovarom. Opäť ide o činnosti, ktoré zákazníkovi nepridávajú žiadnu hodnotu.
Nie všetky aktivity, ktoré sa vo firme vykonávajú, súvisia priamo s uspokojením požiadaviek zákazníkov. Poznáte aktivity, ktoré keď sa prestanú vykonávať, tak si to nikto nevšimne? Mnohé reporty a tabuľky, ktoré nikto nečíta. Prehnané tolerancie, zbytočné balenia. Interné kontrolné aktivity. Mítingy bez opatrení. Skúste aktívne hľadať také aktivity, ktoré keď zrušíte, tak zákazník ich nepostrehne a bude naďalej platiť rovnakú cenu.
Firemné procesy jednoducho a efektívne
Materiálové náklady tvoria pre mnohé výrobné alebo servisné firmy najväčšiu zložku nákladov. Okrem zníženia cien materiálu sa treba orientovať hlavne na jeho efektívnejšie využitie. Štandardne sa spotrebuje viac materiálu ako zaplatí zákazník.
Zásoby si vytvárame z vlastných prevádzkových dôvodov a nesúvisia s potrebami zákazníkov. Umožňujú zväčša prekryť viacero problémov spojených s nerovnomernosťou a prerušením plynulého toku práce alebo dopytu. Na druhej strane vyžadujú množstvo umŕtvených peňazí. V kríze sa treba riadiť pravidlom: "Cash is King".
Pozrite sa na opatrenia smerujúce k zníženiu nákladov očami dlhodobej perspektívy, či sú udržateľné. Iba tieto Vám vedia priniesť konkurenčnú výhodu.
Aplikujte 7 základných opatrení a sledujte ich vplyv na Vašu ziskovosť.
Do nákladov si môžu živnostníci zahrnúť aj gastrolístky či stravovacie karty a ročne tak ušetriť aj viac než 1000 eur. Zníženie daňového základu pomocou stravných lístkov nie je žiadny trik. Táto možnosť vychádza priamo zo zákona o dani z príjmov.