V príspevku sa budeme venovať problematike poskytovania cestovných náhrad pri pracovných cestách u zamestnancov pracujúcich v školách a školských zariadeniach. Podmienky poskytovania cestovných náhrad upravuje zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“). Súčasťou vlastnej právnej úpravy, t. j. interného predpisu, by mali byť aj vzory tlačív, napr. cestovný príkaz, vyúčtovanie pracovnej cesty a pod.
Treba upozorniť, že zákon o cestovných náhradách neobsahuje osobitné ustanovenie, ktoré by zakladalo povinnosť vypracovať interný predpis k uplatňovaniu predmetného zákona v podmienkach školy. Odporúča sa, aby škola oblasť poskytovania cestovných náhrad mala upravenú v internom predpise.
Povinnosť školy mať interný predpis o cestovných náhradách
Otázka: Je povinnosťou školy mať pre oblasť poskytovania cestovných náhrad vypracovaný interný predpis?
Odpoveď: Škola by mala mať upravenú oblasť poskytovania cestovných náhrad v internom predpise. Zákon o cestovných náhradách neobsahuje osobitné ustanovenie, ktoré by zakladalo povinnosť vypracovať internú smernicu alebo predpis k uplatňovaniu predmetného zákona v podmienkach školy, ale v samotnom zákone sa niektoré ustanovenia pri ich aplikácii odvolávajú na interný predpis (napr. § 9, § 36), niektoré umožňujú ich odlišnú aplikáciu (§ 3 ods. 2, § 36) a iné umožňujú poskytovať fakultatívne náhrady (§ 5 ods. 3, § 6 ods. 2 a 4), pričom konkrétna aplikácia je vždy v právomoci školy.
Interný predpis by mal v prvom rade:
- Vymedziť okruh zamestnancov podľa vykonávaných činností vo väzbe na častú zmenu pracoviska (§ 2).
- Rámcovo vymedziť pravidlá vysielania jedným rozhodnutím viacerých zamestnancov na pracovnú cestu alebo vysielania zamestnanca jedným rozhodnutím na viacero pracovných ciest (§ 3).
- Rozpracovať podmienky poskytovania vreckového (§ 14), napr. určiť dlhšiu lehotu potrebnú na predloženie dokladov potrebných na vyúčtovanie pracovných ciest pre zamestnanca, ako aj dlhšiu lehotu pre zamestnávateľa na vyúčtovanie pracovnej cesty (§ 36).
Zákon o cestovných náhradách neobsahuje ustanovenie, ktoré by umožňovalo udeliť výnimku z jeho aplikácie, resp. neobsahuje ustanovenie na zamedzenie tvrdosti pri jeho aplikácii, preto interný predpis nesmie obsahovať ustanovenia, ktoré by išli nad rámec zákona.
Zákon o cestovných náhradách sa vzťahuje nielen na zamestnancov v pracovnom pomere, ale aj na fyzické osoby činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.
Preukazovanie a uznávanie výdavkov
Zamestnanec v súvislosti s uskutočnenou pracovnou cestou výdavky škole preukazuje. Podľa zákona o cestovných náhradách sa zamestnancovi vyplácajú preukázané výdavky. Výdavky zamestnancovi však možno uznať aj iným spôsobom ustanoveným zákonom o cestovných náhradách.
Podľa § 4 ods. 2 zákona o cestovných náhradách sa preukazovanie výdavkov nevzťahuje na prípady, ak zamestnávateľ uzná výdavky zamestnancovi iným spôsobom ustanoveným týmto zákonom. Podľa § 35 ods. 1 zákona o cestovných náhradách vyplýva, že ak tento zákon požaduje preukázanie výdavkov a zamestnanec ich nepreukáže, môže mu zamestnávateľ poskytnúť náhrady v ním uznanej sume s prihliadnutím na určené podmienky pracovnej cesty.
V takomto prípade, škola poskytne cestovné náhrady v zmysle § 4 ods. 1.
Cestovné výdavky
Cestovné výdavky zamestnanca školy sú všetky výdavky na dopravu v súvislosti s uskutočnenou pracovnou cestou. Ide najmä o výdavky za cestovné lístky, letenky, miestnu pravidelnú verejnú dopravu, ako aj taxík. Cestovné výdavky sú preukázané, ak sú doložené dokladom z konkrétne určeného spôsobu a druhu dopravy. Doklad musí byť z časového aj vecného hľadiska správny, t. j. musí súvisieť s časom a miestom konania pracovnej cesty. Ak zamestnanec cestovné lístky nepredloží...
Vedľajšie výdavky
Potrebné vedľajšie výdavky zamestnanca školy sú všetky ostatné výdavky, ktoré vzniknú v súvislosti s plnením úloh na pracovnej ceste. Rozsah týchto výdavkov nie je v zákone o cestovných náhradách vymedzený. Nevyhnutnosť a účelnosť vynaloženia týchto výdavkov posudzuje riaditeľ školy v rámci svojej právomoci a zodpovednosti. Za potrebný vedľajší výdavok možno považovať napr. ... Potrebné vedľajšie výdavky sú preukázané, ak sú doložené dokladom, ktorý musí byť z časového aj vecného hľadiska správny, t. j. musí súvisieť s časom a miestom konania pracovnej cesty. Ak zamestnanec poklady nepredloží...
Stravné a vreckové
Podľa § 5 zákona o cestovných náhradách zamestnancovi patrí stravné za každý kalendárny deň pracovnej cesty. Suma stravného je ustanovená v závislosti od času trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni.
Otázka: Na vznik nároku na stravné a vreckové je rozhodujúci čas od nástupu na pracovnú cestu do prerušenia pracovnej cesty a čas pokračovania pracovnej cesty do skončenia pracovnej cesty.
Náhrada za použitie motorového vozidla
Otázka: Ak sa zamestnanec písomne dohodne so školou, že pri pracovnej ceste použije cestné motorové vozidlo, patrí mu základná náhrada za každý 1 km jazdy (ďalej len „základná náhrada“) a náhrada za spotrebované pohonné látky.
Suma základnej náhrady pre jednostopové vozidlá a trojkolky a pre osobné cestné motorové vozidlá ustanoví opatrenie, ktoré vydá ministerstvo; opatrenie sa vyhlási uverejnením jeho úplného znenia.
Náhrada za spotrebované pohonné látky patrí zamestnancovi podľa cien pohonných látok prepočítaných podľa spotreby pohonných látok uvedenej v technickom preukaze cestného motorového vozidla alebo v osvedčení o evidencii cestného motorového vozidla (ďalej len „technický preukaz“). Cenu pohonnej látky preukazuje zamestnanec dokladom o kúpe pohonnej látky, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou (ďalej len „doklad o kúpe“). Ak zamestnanec preukazuje cenu pohonnej látky viacerými dokladmi o kúpe, cena pohonnej látky sa môže vypočítať aritmetickým priemerom preukázaných cien.
Otázka: Ako sa vypočíta spotreba pohonných látok?
Ak je pohonnou látkou plyn alebo plyn v kombinácii s inou pohonnou látkou, spôsob výpočtu náhrad za spotrebované pohonné látky za jednotlivé pohonné látky dohodne zamestnávateľ so zamestnancom na základe podmienok pracovnej cesty, cien pohonných látok a spotreby. Ak je v technickom preukaze uvedená spotreba oboch pohonných látok pri dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom sa prihliadne aj na túto spotrebu.
Škola môže so zamestnancom písomne dohodnúť poskytovanie náhrady za použitie cestného motorového vozidla v sume zodpovedajúcej cene cestovného lístka pravidelnej verejnej dopravy. Dohodu nemožno uzavrieť, ak zamestnanec použije cestné motorové vozidlo na žiadosť zamestnávateľa.
Nárokové a nenárokové cestovné náhrady
Podľa § 5 ods. 5 písm. a) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej „zákon o dani z príjmov“) nárokové cestovné náhrady nie sú predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti, ak sa poskytujú v súvislosti s výkonom závislej činnosti do výšky, na ktorú zamestnancovi vznikne nárok podľa zákona o cestovných náhradách.
Nenárokové cestovné náhrady na rozdiel od nárokových cestovných náhrad škola nie je povinná zamestnancovi poskytovať. Ich poskytovanie závisí od rozhodnutia zamestnávateľa, napr. v kolektívnej zmluve alebo v písomnej dohode so školou a odborovou organizáciou.
Zamestnancovi pri vyslaní na tuzemskú pracovnú cestu môže škola poskytnúť nenárokové cestovné náhrady ‒ stravné a bezplatné stravovanie podľa § 5 ods. 3 zákona o cestovných náhradách. Nenárokové cestovné náhrady sa považujú u zamestnanca za predmet dane a sú preňho zdaniteľným príjmom. Nenárokové náhrady, ktoré nie sú oslobodené od dane a ktoré sú predmetom dane, t. j. podliehajú dani z príjmu, sú súčasne vymeriavacím základom na sociálne poistenie podľa zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení zákona č. 543/2010 Z. z. a na zdravotné poistenie podľa zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení zákona č. 499/2010 Z.
Škola zriadená obcou/VÚC nemôže poskytovať zamestnancom iné náhrady súvisiace s pracovnou cestou ako aj vyššie náhrady, ako ustanovuje zákon o cestovných náhradách.
Vyúčtovanie pracovných ciest
Zamestnanec školy má povinnosť predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie cestovných náhrad a vrátiť nevyúčtovaný preddavok do desiatich pracovných dní odo dňa skočenia pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na cestovné náhrady. V kolektívnej zmluve alebo v písomnej dohode so zamestnancom môže byť dohodnutá alebo vo vnútornom predpise určená dlhšia doba, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na cestovné náhrady skončená.
Škola má povinnosť do desiatich pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na cestovné náhrady a uspokojiť nároky zamestnanca.
