Povinnosť zamestnávateľa prispievať na stravovanie zamestnancov je zakotvená v Zákonníku práce Slovenskej republiky. V prípade, že zamestnanec je práceneschopný z dôvodu choroby dieťaťa, môžu nastať otázky týkajúce sa nároku na stravné a jeho účtovania. Tento článok sa zameriava na túto problematiku a poskytuje komplexný pohľad na účtovanie stravného v takýchto situáciách.
Povinnosť zamestnávateľa prispievať na stravovanie
Zamestnávateľ je povinný zabezpečovať zamestnancom stravovanie vo všetkých zmenách, ak na svojom pracovisku odpracovali viac ako štyri hodiny. Táto povinnosť vyplýva zo zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce v znení neskorších predpisov. Zamestnávateľ zabezpečuje stravovanie najmä poskytovaním jedného teplého hlavného jedla vrátane vhodného nápoja zamestnancovi v priebehu pracovnej zmeny.
Nárok na zabezpečenie stravovania alebo poskytnutie finančného príspevku na stravovanie má zamestnanec, ktorý v rámci pracovnej zmeny vykonáva prácu viac ako štyri hodiny. Ak pracovná zmena trvá viac ako 11 hodín, zamestnávateľ môže zabezpečiť poskytnutie ďalšieho teplého hlavného jedla.
Zamestnávateľ prispieva na stravovanie najmenej 55 % ceny jedla, najviac však na každé jedlo do sumy 55 % stravného poskytovaného pri pracovnej ceste v trvaní 5 až 12 hodín podľa osobitného predpisu. Príspevok sa zaokrúhľuje na najbližší eurocent nahor.
Finančný príspevok na stravovanie ako alternatíva
Jedným zo spôsobov zabezpečenia stravovania je aj poskytnutie finančného príspevku. Od 1. marca 2021 je zamestnávateľ povinný umožniť zamestnancom výber medzi poskytnutím stravných lístkov (gastrolístkov) a poskytnutím finančného príspevku na stravovanie, a to vtedy, ak zamestnávateľ nezabezpečuje stravovanie vo vlastnom stravovacom zariadení alebo v stravovacom zariadení iného zamestnávateľa. Zamestnávatelia mali prechodné obdobie do 1. januára 2022 na to, aby umožnili zamestnancom výber medzi stravnými lístkami a príspevkom na stravovanie.
Finančný príspevok na stravovanie je určitá hodnota, ktorú zamestnávateľ poskytne zamestnancom v peňažnej forme na pokrytie výdavkov na jedlo ako súčasť výplaty mzdy, samostatným prevodom na ich účet alebo v hotovosti.
Rovnaké nároky na stravné pre všetkých zamestnancov sú zabezpečené tým, že zamestnanci s finančným príspevkom na stravovanie nesmú byť zvýhodnení ani znevýhodnení v porovnaní s tými, ktorí dostávajú stravovacie poukážky. Finančný príspevok na stravovanie sa teda musí poskytovať za rovnakých podmienok ako stravovacie poukážky - rovnaká suma a rovnaký termín výplaty.
Termín výplaty finančného príspevku
Zamestnávateľ je povinný zabezpečiť zamestnancom stravovanie v danom mesiaci, preto nie je možné vyplatiť finančný príspevok na stravovanie spätne. To znamená, že zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancom finančný príspevok na stravovanie vopred (napr. v apríli na máj, príp. prvého v mesiaci). Ak by zamestnávateľ finančný príspevok vyplácal v mzde za apríl príspevok na máj, v našom prípade by dostali zamestnanci vyplatený príspevok 10. mája, taktiež by nešlo o príspevok na celý mesiac, lebo za uplynulých 9 dní by už podmienku zabezpečenia stravovania nespĺňal. Finančná správa v novom metodickom pokyne zároveň dodáva, že ak je príspevok poskytnutý za už uplynulé dni, nespĺňa podmienky pre oslobodenie takéhoto príjmu (je teda zdaniteľným príjmom zamestnanca).
Krátenie finančného príspevku pri neprítomnosti zamestnanca
Zamestnávateľ je povinný evidovať odpracovaný čas a v prípade, že poskytne finančný príspevok na stravovanie vo vyššej čiastke vopred ako mal (napr. v mesiaci, na ktorý zamestnávateľ poskytol finančný príspevok na všetky pracovné dni, zamestnanec neodpracuje všetky pracovné dni napr. z dôvodu PN, dovolenky a pod.), musí finančný príspevok krátiť o čiastku, na ktorú zamestnanec nemal nárok.
Podľa § 152 ods. 9 písm. a) Zákonníka práce môže zamestnávateľ po prerokovaní so zástupcami zamestnancov (resp. ak u zamestnávateľa nepôsobia zástupcovia zamestnancov, môže jednostranne rozhodnúť o tom sám zamestnávateľ) upraviť podmienky, za ktorých bude zamestnancom poskytovať stravovanie počas dovolenky, prekážok v práci alebo inej ospravedlnenej neprítomnosti zamestnanca v práci. Uvedené znamená, že zamestnávateľ môže poskytnúť finančný príspevok aj za dni, kedy bol zamestnanec napr. na PN dieťaťa, ak to bolo takto dohodnuté.
Účtovanie finančného príspevku na stravovanie
Podvojné účtovníctvo
Finančný príspevok je zamestnávateľ povinný poskytnúť vo výške príspevku na stravný lístok zamestnancom. Ak zamestnávateľ prispieva na stravovanie aj iným zamestnancom, tak výška finančného príspevku bude v takej sume, v akej zamestnávateľ prispieva na stravovanie iným zamestnancom, najviac však 55 % stravného poskytovaného pri pracovnej ceste v trvaní 5 až 12 hodín.
Ak zamestnávateľ neprispieva žiadnemu zamestnancovi (napr. len finančný príspevok na stravovanie zo sociálneho fondu, dobrovoľný finančný príspevok), suma finančného príspevku na stravovanie je najmenej 55 % minimálnej hodnoty stravovacej poukážky, najviac však 55 % stravného poskytovaného pri pracovnej ceste v trvaní 5 až 12 hodín.
V súlade so Zákonníkom práce musí byť finančný príspevok poskytnutý zamestnancovi vopred. Zamestnávateľ účtuje o poskytnutí finančného príspevku na ťarchu účtu 335 - Pohľadávky voči zamestnancom. Po skončení mesiaca zamestnávateľ určí skutočný nárok zamestnanca na stravovanie a vykoná vyúčtovanie pohľadávky evidovanej na účte 335. Súvzťažne s pohľadávkou na strane D účtu 335 - Pohľadávky voči zamestnancom bude zamestnávateľ účtovať na strane MD:
- 527.100 - Zákonné sociálne náklady podľa Zákonníka práce
- 527.200 - Zákonné sociálne náklady nad rámec Zákonníka práce, ktoré sú daňovým výdavkom podľa zákona o dani z príjmov
- 528 - Ostatné sociálne náklady, ak zamestnávateľ poskytuje príspevok na stravné nad rámec Zákonníka práce a tento príspevok nie je daňovo uznaný podľa zákona o dani z príjmov
- 472 - Záväzky zo sociálneho fondu, ak zamestnávateľ prispieva na stravovanie zo sociálneho fondu
Ak zamestnávateľ na začiatku mesiaca poskytne zamestnancovi príspevok na stravovanie v plnej výške podľa počtu pracovných dní v danom mesiaci, a zamestnanocvi nevznikne nárok na finančný príspevok za určité dni, napr. z dôvodu dovolenky alebo choroby dieťaťa, je nutné tento rozdiel vyrovnať. Tento rozdiel sa môže vysporiadať zrážkou zo mzdy zamestnanca alebo v jednom z nasledujúcich mesiacov poskytnutím nižšieho finančného príspevku.
Jednoduché účtovníctvo
V jednoduchom účtovníctve sa finančný príspevok účtuje v peňažnom denníku ako výdavok ovplyvňujúci základ dane v členení ostatné výdavky. Ak zamestnávateľ prispieva na stravu aj zo sociálneho fondu, účtuje o tomto príspevku v peňažnom denníku ako o výdavku neovplyvňujúcom základ dane. Je to z toho dôvodu, že výdavkom ovplyvňujúcim základ dane je už samotná tvorba sociálneho fondu.
Stravné lístky a stravovacie karty
Stravné lístky sa z pohľadu účtovných štandardov považujú za ceniny. Účtuje sa o nich v skupine 21 - na účte 213. Papierové stravné lístky nie sú predmetom DPH, DPH sa pri stravných lístkoch odvádza len z provízie.
Od 1. januára 2023 musí zamestnávateľ poskytovať stravné prednostne prostredníctvom elektronických stravovacích kariet. Tento spôsob je preferovaný najmä pre jeho pohodlie, lepšiu kontrolu a jednoduchšiu administráciu. Existuje však výnimka, keď musí zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi papierový gastrolístok. K tejto situácii dochádza v prípadoch, ak nie je možné použiť elektronickú kartu počas pracovnej zmeny - napr. ak zamestnanec pracuje na mieste, kde karty nie sú akceptované.
Elektronické stravovacie karty sú zamestnávateľom poskytované prostredníctvom dobitia stravovacej karty o hodnotu zodpovedajúcu dohodnutému príspevku na stravovanie. Podľa usmernenia Finančnej správy SR sa elektronické stravovacie karty účtujú v podsúvahe s podrobnou analytickou evidenciou pre každého zamestnanca. Dobitie elektronickej karty sa vykazuje v podsúvahovej evidencii podľa faktúry od poskytovateľa. Náklady sa zároveň účtujú ako náklad na stravovanie na účte 527 - Zákonné sociálne náklady, a zároveň ako preddavok na účte 314 - Poskytnuté preddavky.
| Kritérium | Papierové stravné lístky | Elektronické stravovacie karty |
|---|---|---|
| Účtovanie | Ceniny (účet 213) | Podsúvahová evidencia, účet 527, 314 |
| Administratíva | Náročnejšia (výmena, dokupovanie) | Jednoduchšia, lepšia kontrola |
| DPH | Len z provízie | DPH pri nákupe služieb poskytovateľa |
| Preferovaný spôsob (od 2023) | Výnimka (kde karty nie sú akceptované) | Áno |
V prípade, že zamestnanec čerpá dovolenku alebo je práceneschopný (napr. z dôvodu choroby dieťaťa), a zamestnávateľ mu poskytol stravné lístky alebo finančný príspevok vopred na celý mesiac, je potrebné tento rozdiel vyrovnať. Buď sa nevyčerpané stravné lístky prenesú do ďalšieho mesiaca, alebo sa finančný príspevok zrazí zo mzdy, prípadne sa upraví výška príspevku v nasledujúcich mesiacoch. Všetky tieto postupy by mali byť upravené vo vnútornom predpise zamestnávateľa.